Jeg er lokallagsleder

Finner du ikke det du leter etter? Sjekk også veileder for lokallagsleder eller ta kontakt på hei@ungevenstre.no

 

Hvordan arrangere årsmøte?

Årsmøtet er lokallagets høyeste organ, og et ordinært årsmøte avholdes hvert år. Hvor mye man gjør ut av årsmøtet, og hvilke saker man tar opp, er i stor grad opp til fylkeslaget selv. Det er imidlertid noen ting som etter vedtektene må være på plass. Under er en oversikt på hva som må gjøres, bør gjøres, og kan gjøres i forbindelse med et årsmøte.

 

Før møtet:

MÅ: 

  • Det må finnes en dato og et lokale for årsmøtet. (Lag gjerne facebookarrangement.)

  • Det må sendes ut en innkalling per post eller e-post til alle medlemmer, senest 14 dager før møtet. Resten av sakspapirene kan komme senere, men bør helst sendes ut senest en uke før møtet. Alle saker som skal tas opp på årsmøtet, må ha kommet til styret senest en uke før møtet. 

  • Det må sendes ut sakspapirer.

BØR:

  • Det bør settes ned en valgkomité, som kommer med en innstilling til et nytt lokallagsstyre som velges på årsmøtet. Dette bør gjøres i god tid. Det er imidlertid ikke alltid nødvendig med en valgkomité for mindre lokallag. Da kan selve valget skje direkte på møtet, slik at det ikke er for høy terskel for nye medlemmer til å stille.

  • Man bør ringe alle medlemmer i lokallaget og høre om de vil komme på årsmøtet, og eventuelt om de ønsker å stille til styreverv. 

KAN:

  • Man kan arrangere noe sosialt etter åsmøtet. For eksempel er det hyggelig med en årsmøtemiddag, årsmøtefest eller liknende. 

  • Man kan ha et medlemsmøte i forbindelse med et årsmøte. Dette kan være spesielt relevant dersom årsmøtet ellers er relativ kortvarig. Forslag til hvordan man arrangerer medlemsmøter finner du under “Aktivitet”.

  • Man kan ta kontakt med media i forkant eller etterkant av møtet. Dette kan spesielt være relevant dersom dere skal behandle noen uttalelser, eller om man har gjort endringer i styret. 

  • Man kan invitere noen til å holde hilsningstale. Det kan for eksempel være andre fylkesledere i Unge Venstre, noen fra sentralstyret eller landsstyret, personer fra andre organisasjoner man har et samarbeid med, eller andre ungdomsparti. 

 

Under møtet:

MÅ:

  • Det må velges en ordstyrer, en referent og to protokollsignatarer. (To personer som skriver under på at referatet er riktig.)

  • Det må skrives et referat/protokoll, som sier hvor og når møtet fant sted, hvem som var til stede, og hvilke vedtak som ble fattet. 

  • Det må velges et styre med minst tre medlemmer, inkludert leder. Disse må man ha kontaktinformasjon, navn og personnummer på for å kunne oppdatere Brønnøysundregisteret. 

  • Det må velges en økonomiansvarlig i styret. 

  • Det må vedtas et budsjett.

BØR: 

  • Det bør vedtas en virksomhetsplan for lokallaget.

 

Etter møtet:

MÅ: 

  • Protokollsignatarene må skrive under på protokollen. Etterpå må denne sendes inn i skjema for lokallagsrapport. Det finner du her: https://ungevenstre.wufoo.com/forms/z1oxzkgq07kv408/

  • Man må registrere endringer i styresammensetning og vedtekter i Brønnøysundregisteret. Hør med sekretariatet om du trenger hjelp. Dette kan gjøres direkte i medlemsregisteret. Medlemsregisteret finner du nederst på Unge Venstres nettside.

BØR:

  • Ha et styremøte kort tid etter årsmøtet hvor dere kan planlegge aktivitet fremover. 

 

MALER: 

Mal for innkalling og referat til årsmøtet finner du her.
 

Ekstraordinært årsmøte

Ekstraordinært årsmøte avholdes når fylkesstyret finner det nødvendig, eller når en fjerdedel av medlemmene i lokallaget krever det. Innkalling skjer som ved ordinært årsmøte. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle saker som er med i innkallingen. 

Styret

Et styre består av en leder, nestleder(e) og styremedlemmer. Årsmøtet i fylkeslaget bestemmer selv hvor mange de ønsker å ha i styret, men i følge vedtektene må styret bestå av minst tre personer. 

 

Hvordan arrangere styremøte?

Styremøter arrangeres når leder kaller inn, eller når minst to tredjedeler av styret ønsker det. Innkalling til styremøter skal inneholde tid og sted for møtet, samt en saksliste for møtet. Dere bestemmer selv hvordan innkallingen skal sendes ut (facebook, mail, brev..)  

 

På møtet bør det velges en referent og en ordstyrer. Ordstyreren har ansvar for å holde ordet og passe på at diskusjonen ikke sklir helt ut, og referenten skriver referat fra møtet. 

 

På møtet må det skrives et referat. I referatet skal det stå hvem som var til stede på møtet, hvem som var ordstyrer og referent, hvilke saker som ble behandlet og hvilke vedtak som ble gjort. 

 

Se mal for fylkesstyremøteinnkalling og sakspapir her.

Forslag til halvtårshjul

Et årshjul er en oversikt over hvilke aktiviteter et fylkeslag har i løpet av et år eller halvår. Det er lurt å ha et styremøte tidlig i en periode for å legge en plan for videre aktivitet. Her er et forslag til et årshjul. Ta gjerne utgangspunkt i årshjulet når dere planlegger styremøter. Det kan for eksempel være en idé å legge styremøter før Landsstyremøter, sånn at hele styret kan gå gjennom sakene som skal opp der sammen.

 

Legg merke til at dette årshjulet ikke er utfyllende, og at det ikke har tatt med f.eks aktivitet ifbm. valgkamp. 

Landsstyret

Landsstyret er Unge Venstres høyeste organ mellom landsmøter, og består av sentralstyret, 6 landsmøtevalgte delegater og én representant fra hvert fylke, vanligvis fylkesleder. 

 

Hva gjør landsstyret?

Det første landsmøte i hver periode, i desember, vedtar landsmøtet en virksomhetsplan. Den inneholder mål og planer for organisasjonen, og oversikt over hvilke organer som er ansvarlig for de forskjellige delene av planen. For eksempel vil virksomhetsplanen si noe om hvor mange medlemmer vi har som mål, om vi skal ha en kampanje og lengden på denne, og at det skal arrangeres sommerleir. Virksomhetsplanen er det viktigste arbeidsdokumentet for landsstyret. 

 

Hva er fylkenes oppgave på Landsstyremøter?

Alle fylkene bør ha lest godt gjennom sakspapirer på forhånd av et landsstyremøte, for å kunne delta aktivt i saker som er viktige for organisasjonen. Den eneste delen av møtet det kreves at alle fylkesrepresentantene tar ordet, er under fylkesrunden. Da går alle opp til talerstolen og sier noe om hva som har skjedd i fylket siden sist landsstyremøte, og hva som er planene fremover.  Alle medlemmer av landsstyret kan dessuten sende inn saker, så om fylkeslaget ønsker å ta opp en sak, er det rom for det.


Hvordan holder jeg medlemmene mine engasjerte?
Det aller viktigste for å holde folk aktive i Unge Venstre, er jevnlig aktivitet. I tillegg til det, kan det være lurt å kommunisere med dem utenom møter også. Lag gjerne facebookgrupper for medlemmer av ditt lokallag, og bruk denne til å gi informasjon om planer fremover, diskutere saker eller bare jazze med liberale frender. Husk også å melde alle nye medlemmer inn i UV Baksiden på Facebook. Her er medlemmer fra hele landet samlet. Hvis du er usikker på hvem som er medlemmer i ditt fylkeslag, kan du se dette i medlemsregisteret: ungevenstre.hypersys.no 

Ta kontakt med unge@venstre.no hvis du trenger hjelp til å logge på eller forstå registeret. 

 

Aktiviteter

Det viktigste for å holde medlemmene aktive, er å ha jevnlig aktivitet. Det kan være temamøter om politikk, sosiale arrangementer, skolebesøk, ringerunder, aksjoner, stand eller mye annet. 

 

Hvordan arrangere et temamøte?

Et temamøte er vanligvis et møte som er åpent for alle, med en innleder som holder et foredrag, og gjerne noe mat i løpet av kvelden. Her er en huskeliste for hva som må og bør være på plass for et møte med innleder: 

 

MÅ:

  • Lokale: Dere trenger et sted å være, og det bør være billig og lett tilgjengelig. Dersom dere har et fast sted å holde møter, er det også lettere for folk å planlegge å komme. Forslag til møtesteder kan være partikontor, om dere har det, biblioteket, skolen eller ungdomshuset. 

  • Tema og innleder: For å finne forslag til tema, kan man for eksempel spørre medlemmer hva de er interessert i å høre om, eller finne aktuelle saker. Skolering i debatt, media, skriving e.l. kan også være et godt alternativ. Innledere kan for eksempel være sentralt tillitsvalgte i Unge Venstre, folk fra utvalgene som snakker om skole, klima eller internasjonal politikk, organisasjoner som Natur og Ungdom, Press eller Dyrevernalliansen, eller noen andre som har snakket om det temaet dere velger.

  • Folk: For å få folk til å komme på medlemsmøtene, er det flere tips som kan være nyttige å ta med seg:

    •  Start tidlig med planleggingen, og gjerne få ut et facebook-arrangement i god tid. 

    • Kombiner gjerne møtet med et skolebesøk tidligere på dagen hvor dere oppfordrer folk til å komme. 

    • Ring eller send melding til medlemmer. 

    • Jo jevnere og fastere aktivitet, jo lettere for folk å gjøre det til en rutine å komme på temamøter. 

BØR:

  • Mat: Det er hyggelig, og ikke minst lettere å få folk til å delta på møtene dersom det er mat til stede. Bestill noen pizzaer eller noe billig falafel og kjøp inn noe brus og snacks. Husk å sjekke om det er noen med allergier på møtet. 

  • Økonomi: Dersom dere har mat på møtet, eller har et lokale som koster penger, må dere dekke dette. Det beste er å få lokallaget til å søke frifond for å arrangere møtet. Alt om økonomi finner dere her.

 

Hvordan arrangere et sosialt arrangement?

Ikke all aktivitet i Unge Venstre trenger å være 100% politisk, og det som gjør at medlemmer forblir aktive i organisasjonen i årevis, er at de trives. Da kan det være lurt å ha noen sosiale arrangementer også. På mange måter er det like lett å arrangere som et hvilket som helst annet møte.  Man trenger lokale, folk, mat og penger. Det kan dog hende at man kanskje må ha en form for påmelding, avhengig av arrangementet.  

Frifond kan brukes for å dekke dette også, og er relativt frie midler for aktiviteter som er til for medlemmer, såfremt de ikke innebærer alkohol. Retningslinjer for bruk av frifondmidler finner du på https://www.ungevenstre.no/skjema-dokumenter.

 

Under er noen forslag til aktiviteter som går an å arrangere for sosiale møter, men det er stort sett fantasien som setter grenser for hva man kan finne på:

  • spillkveld

  • filmkveld (kanskje man ser en film om et tema som kan tas opp på et temamøte?) 

  • escape room

  • bowling

  • lazer tag

  • go-cart

 

Hvordan arrangere skolebesøk?

Skolebesøk er den enkleste måten å verve nye medlemmer til unge venstre på, og virksomhetsplanen sier at dette er noe alle fylkeslag skal arrangere i løpet av året. Det er kjempeenkelt: 

  1. Sett et par-tre datoer som passer for styret. Hør gjerne også med noen fra verveteamet eller sentralstyret om de kan komme og bli med.

  2. Ring eller send mail til skolen dere ønsker å besøke og hør om det passer. 

  3.  Lag et arrangement, og hør med aktive medlemmer om de kan være med. 

  4. Ta med merch og flyers og dra på skolen. 

 

Tips til stand: 

  • Det kan være lurt om alle på stand har på seg UV-merch. Da ser vi mer samla ut, og det er tydeligere hvor man kommer fra. 

  • Man kan dele ut alt fra penner og brosjyrer til mat og snacks. Gjør man seg litt flid, pleier blant annet vafler å være veldig populært. 

  • En fin stand, er en innbydende stand. Ta gjerne med bilder fra arrangementer, og noe å pynte standen med. 

  • Spør om folk vil være medlem. Vi er flinke til å snakke med folk som egentlig er enige uten å spørre dem om å bli medlem. En av de største grunnene ungdommer oppgir til at de ikke er med i noe ungdomsparti, er at de aldri har blitt spurt. Så spør! 

  • Arranger gjerne et temamøte samme dag, og inviter folk til dette. Da har du også en ny sjanse på å verve dem hvis du ikke fikk gjort det på stand. 

 

Hvordan arrangere ringerunde?

Ringerunder er den enkleste måten å få inn betalinger til organisasjonen, og det bør holdes noen av disse ila. året. Her er en fin plan for hvordan dette kan gjennomføres og hva du kan si.

 

Økonomi

Les mer om økonomi for fylkes- og lokallag her.

 

Vedtekter

Lokallagene har anledning til å vedta egne vedtekter, så lenge de ikke bryter med de landsmøtevedtatte normalvedtektene for lokallag. Det skjer ved ⅔ flertall på et årsmøte. 

Normalvedtektene for lokallag ligger her: https://www.ungevenstre.no/skjema-dokumenter
 

Hva gjør jeg hvis det skjer en alvorlig hendelse i fylkeslaget mitt?

Alle alvorlige hendelser skal varsles til generalsekretær i Unge Venstre, sekundært leder, som da kommer til å bistå med håndteringen av saken. 

 

Kontakt med media bør begrenses til få personer, og det anbefales at generalsekretær er den som står for mediahåndtering. 

 

Kontaktinformasjon til generalsekretær: 

Tlf: +47 465 48 516

E-post: solveig@ungevenstre.no